红商网讯：从去年12月开始，华润万家营运部的小张每天下班后，总会在家里的电脑桌前一坐就是三四个小时。让小张如此重视紧张的，是部室的年终总结PPT。“我们部室数据特别多，而在PPT中要表达数据，需要制作成图表，并根据图表得出一定的结论，这个过程非常复杂，要理清思路很费神。”小张说。

　　临近年底，不少公司都让员工写起了年终总结，有些单位只要求交一份不少于千字的书面报告，而有些公司则将年终总结定义为重要工作之一。连锁超市华润万家对员工的年终总结就有非常高的标准：要求一律为PPT形式，每个部室上交后，还需要再修改2-3次，前后花费1个月时间，最终，每个部室还需要演讲超过半个小时。

　　反复修改三四次 年终总结做了1个月

　　晚上8点，小卓打开电脑，开始修改部室的年终总结PPT。从11月底开始，小卓花了半个月左右的时间完成了自己所在部室的年终PPT。这次修改是部门领导给出意见后的再次调整，“一般要花费1个月时间才能全部完成。”小卓是华润万家有限公司公共事务部的经理。华润万家的年终总结都需要制作成PPT，每个部室的组长都需要作半个小时以上的演讲。

　　“PPT做得好，才能让大领导知道自己部室一年来的工作有多么好。”小卓说，制作出好的PPT，对年终考核也有帮助。

　　前年年底，小卓进入华润万家工作，当时公共事务部的年终总结PPT是其他同事制作的，但她还是震惊于那份高质量的年终总结PPT。小卓告诉记者，采购、保洁、物业等部室的PPT都做得图文并茂，包含的内容丰富又有逻辑性，不但能良好地呈现内容，而且能吸引眼球。

　　“同个部门的几个部室一起开会，如果自己部门的年终PPT做得不够好，单单脸面上就挂不住。”为了能做好2013年终PPT，不给自己所在的部室丢脸，小卓在2013年重大活动时都留好了照片、录像和文字资料，这样在制作年终PPT时，既不用费力回想，也不怕素材不够。

　　同样，公司对年终总结PPT也十分重视。11月底，公司就召开了部门商业计划讨论会，公司领导会指出每个部门的年终PPT中需要重点呈现的事件，将事件进行分析、总结。之后，每个部室就要开始制作PPT了。

　　小卓说，自己部室有10多位员工，每个员工会简单制作自己工作内容的PPT，但最终还是要由小卓进行汇总、整合。12月初，小卓花了两个通宵将部室的年终PPT进行粗略的内容组合。之后，每天下班后，她都会进行细节修改。30多页的PPT，小卓花费了半个月时间才完成。接着，部室的年终PPT需要上交给部门，小卓所在的行政部领导看完PPT后，给出了修改意见，小卓需要再次修改PPT。到1月份正式演讲PPT时，还需要再修改1-2次。

　　内容形式逻辑都有讲究 有人还用上了动画效果

　　对小卓来说，做好PPT不仅能呈现部室一年来的成绩，也让她认真地回顾一年来做的工作，“有一种满足感和成就感。”小卓说，以前用文字来呈现年终总结，只能抓重点的事情来写，而现在PPT可以包含更多内容，以多样的形式进行有逻辑地呈现。

　　比如今年的部室PPT就根据工作的分类来呈现，分为公益活动、新店开业和员工培训三块内容。这三块内容的呈现顺序、内容比重上，小卓也花了一番心思。其中，公益活动是公司领导比较重视的，就被放在最前面。而在这块内容中，余姚赈灾一事又是其中最重要的，因为这是突发性事件，最能考验部门的应对能力。因此，小卓对这一事件进行了详细地呈现，包括在物资捐赠、运输和保证供应时的协调沟通等工作内容，最后，还进行了总结，给其他部门提供了参考经验。其中，就采用了照片、剪报等形式来呈现，“文字占三成，图片占七成，很多数据也用柱状图、饼图等图片来呈现。”小卓说，图片才能让年终总结变得生动、易懂。

　　其实，小卓所在的部门还不是竞争最为激烈的部门，营运部门的部室之间对年终PPT的竞争才是最激烈的。“他们部室之间都想知道对方今年用什么方式来制作PPT。”小卓说，因为营运部有更多的数据需要呈现，大家都在追求更好的方式。华润万家营运部负责陈列一块的高级经理王经理就为年终PPT伤透脑筋，他告诉记者，以前制作PPT把文字和图片堆上去就好了，但现在大家都挖空心思用更多样的方式去呈现工作成绩。目前都已经有人用上了动画效果。

　　公司将年终总结视为团队合作的机会

　　“对部室来说，花费如此多的精力来制作PPT，是因为一年的工作亮点都靠它来呈现。而对公司来说，则将制作年终总结PPT当成一个团队合作的机会。”华润万家行政部的相关领导告诉记者，之所以那么重视年终总结PPT，是因为这样的方式可以让部室之间有更多的交流。首先，部室制作PPT时，就有一次内部员工的交流，哪些事情是重点，每个人对事情的看法。“我们公司重视团队合作，年终总结PPT也是团队合作的产物。”该负责人说。其次，部室之间演讲PPT时，也是一种经验分享，最主要是这种形式不枯燥，能更加生动地表达，让听者容易理解。此外，用PPT演讲也能节省时间，提高年终总结会的效率。

　　杭州冠程人力资源开发有限公司总经理方垚认为，一些企业重视PPT这一形式也是企业文化的体现。从公司的角度来说，制作PPT也是员工的一种能力，将来，员工要成为管理层，要掌握讲解、展示和分享这些技巧，年终总结PPT就是掌握这些技巧的一种途径。当然，在制作PPT的过程中，不要过于注重视觉效果，还是要以内容为主。
　　（青年时报 记者 徐诗漫）

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